Poletje v marsikateri pisarni prinese nekoliko drugačen ritem. Sodelavci se izmenjujejo na dopustih, elektronski predal je vsaj za odtenek mirnejši, sestankov je manj in projekti za trenutek nekoliko upočasnijo tempo.
Namesto da samo čakate na septembrsko vrnitev v polni pogon, lahko mirnejše poletne dni izkoristite za stvari, za katere med letom vedno zmanjka časa.
Ne govorimo o prenovi pisarne. Govorimo o tistih majhnih opravilih, ki jih mesece prestavljamo z enega seznama na drugega.
Zato odprite okna, vključite dobro glasbo in si privoščite poletno čiščenje pisarne.
Tukaj je 10 stvari, s katerimi lahko začnete.
Vsaka pisarna ga ima.
Predal, v katerem pristanejo promocijska pisala, prazni označevalci, stare vizitke, sponke, baterije, ključi neznanega izvora in stvari, ki jih bomo »zagotovo še kdaj potrebovali«.
Poletje je idealen čas za temeljit pregled. Vse vzemite iz predala. Preizkusite pisala in označevalce. Zavrzite neuporabne stvari in preostale razvrstite po namenu.
Morda boste presenečeni, koliko uporabnega pisarniškega materiala že imate.
Kdaj ste nazadnje pogledali, koliko papirja je dejansko še v omari?
Preverite zalogo A4 papirja in drugih vrst papirja, ki jih redno uporabljate.
Hkrati preverite tudi kje ga hranite. Papirju bolj ustreza suho okolje brez neposredne sončne svetlobe, neodprte pakete pa je najbolje pustiti v originalni embalaži.
Če je vaša zaloga trenutno na sončni polici ob oknu, je poletno čiščenje odlična priložnost, da ji poiščete boljše mesto.
Tiskalnik je eden tistih pisarniških aparatov, ki ga uporabljamo skoraj vsak dan, očistimo pa ga precej redkeje.
Prah se nabira tako na zunanjih površinah, kot tudi v notranjosti in težko dostopnih delih naprave.
Pred čiščenjem preverite navodila proizvajalca svojega modela in ne uporabljajte čistil ali postopkov, ki zanj niso priporočeni.
Ne čakajte, da vas septembra pričaka prvi nujni dokument in obvestilo tiskalnika, da mu je zmanjkalo barve.
Preverite trenutno stanje kartuš oziroma tonerjev in zalogo rezervnih.
Če imate rezervne kartuše že dolgo spravljene v pisarni, preverite tudi njihovo embalažo in način shranjevanja. Visoke temperature in neposredna sončna svetloba niso idealne za potrošni material za tiskalnike. Lahko se zgodi, da neprimerno shranjene kartuše kljub temu, da so bile pred časom kupljene povsem nove, ne bodo delovale.
Papir ima zanimivo sposobnost razmnoževanja.
En dokument postane kup. Kup postane mapa. Mapa postane polica.
Poletje izkoristite za pregled fizičnega arhiva.
Dokumente razdelite na:
AKTUALNO – dokumenti, ki jih redno potrebujete,
ARHIV – dokumenti, ki jih morate hraniti, vendar jih ne potrebujete vsak dan,
ZA ODSTRANITEV – dokumenti, ki jih ne potrebujete več.
Pri poslovni dokumentaciji seveda pred odstranjevanjem preverite zakonske oziroma interne roke hrambe. Dokumente z zaupnimi ali osebnimi podatki pa ustrezno varno uničite.
Poletno čiščenje pisarne se ne konča pri fizični mizi.
Če imate na računalniškem namizju datoteke z imeni:
koncno.pdf
koncno2.pdf
koncno_ZARES.pdf
koncno_ZARES_popravljeno.pdf
… je verjetno čas tudi za digitalno čiščenje. Uredite mape, izbrišite nepotrebne dvojnike in pomembne dokumente poimenujte tako, da boste čez šest mesecev še vedno vedeli, kaj vsebujejo.
Če imate trgovino, salon, gostinski lokal ali drugo dejavnost z blagajno, preverite zalogo blagajniških trakov.
Poletje je dober čas tudi za pregled:
Naredite si preprost seznam minimalnih zalog.
Tako boste naslednjič naročili material preden ga zmanjka.
To se zgodi pogosteje, kot bi pričakovali.
Koledar iz prejšnjega leta. Star urnik. Telefonska številka nekoga, ki že dolgo ne dela v podjetju. Obvestilo, ki bi ga morali odstraniti februarja.
Sčasoma stvari v prostoru preprosto nehamo opazovati.
Zato se za trenutek pretvarjajte, da ste stranka, ki je prvič stopila v vašo pisarno.
Kaj najprej opazite?
Kaj deluje urejeno?
Kaj deluje zastarelo?
Kaj bi odstranili?
Že pet minut takšnega opazovanja lahko popolnoma spremeni vaš pogled na prostor.
Če v pisarni dela več ljudi, je poletno čiščenje idealna priložnost za pregled skupnih potrebščin.
Toda preden naročite deset novih paketov pisal, vprašajte sodelavce:
Kaj vam pri vsakodnevnem delu manjka?
Morda nekdo potrebuje drugačne mape. Drugemu ves čas zmanjkuje označevalcev. Nekdo potrebuje registrator, drugi boljši sistem za odlaganje dokumentov.
Majhna anketa med zaposlenimi lahko prepreči nakup stvari, ki bodo naslednje leto samo zasedale prostor.
To je morda najpomembnejši korak.
Cilj organizacije ni zapolniti vsake police z novimi škatlami in organizatorji.
Dobra pisarna potrebuje tudi prazen prostor.
Prazen predal za nove potrebščine.
Prostor v registratorju za nove dokumente.
Prazno polico za nov projekt.
In predvsem nekoliko bolj prazno delovno mizo.
Ko se septembra vrnejo projekti, sestanki, šola, stranke in vsakodnevni tempo, bo ta prostor zagotovo prišel prav.
Poletni mirnejši dnevi so dobra priložnost, da se vprašamo:
Kaj v pisarni dejansko uporabljamo? Česa imamo preveč? Česa nam vedno zmanjka? In kaj nam vsak dan po nepotrebnem jemlje čas?
Odgovori pogosto pokažejo, da za prijetnejše delovno okolje ne potrebujemo velikih sprememb.
Včasih zadostujejo urejeni dokumenti, rezervno pisalo, brezhibno delujoč tiskalnik in nekoliko več prostora na mizi.
Če med svojim poletnim čiščenjem ugotovite, da je čas za dopolnitev zalog, nas obiščite.
Pri nas lahko uredite tiskanje, fotokopiranje in vezavo dokumentov ter nakupite papir, pisarniški material, kartuše, tonerje, blagajniške trakove in druge potrebščine za vsakodnevno delo.
Vi poskrbite za poletni reset. Mi pa za tisto, kar bo po njem manjkalo. 
@Markat d.o.o. – vse pravice pridržane.
