Po poletnih dopustih, dolgih večerih in nekoliko bolj sproščenem ritmu september za mnoge pomeni vrnitev k ustaljenemu delovnemu tempu. Začnejo se novi projekti, koledar se ponovno polni z obveznostmi, dnevi pa bodo postopoma postajali krajši. Če vsaj del časa delate od doma, je začetek jeseni odlična priložnost, da pogledate tudi svoj domači delovni prostor.
Dobra domača pisarna namreč ni nujno velika soba z dragim pohištvom. Lahko je tudi dobro organiziran kotiček v dnevni sobi. Pomembno je predvsem, da vam omogoča zbrano delo in da imate stvari, ki jih pogosto uporabljate, hitro pri roki. Kako jo pripraviti na produktivno jesen?
Sedite za svojo delovno mizo in se vprašajte: Kaj me pri tem prostoru med delom najpogosteje moti?
Morda nimate dovolj prostora. Morda vas motijo kabli. Dokumente odlagate na kup, ker zanje nimate določenega mesta. Tiskalnik je tako daleč, da morate vsakič vstati. Ali pa se na delovni mizi preprosto nabira preveč stvari.
Ne začnite z nakupovanjem novih organizatorjev. Najprej ugotovite, kaj so razlogi za trenutno stanje in kaj dejansko ne deluje. Šele nato iščite rešitev.
Ni treba, da je miza popolnoma prazna. Nasprotno – nekaj osebnih predmetov, rastlina ali najljubša skodelica lahko naredijo domačo pisarno prijetnejšo. Toda če morate pred začetkom dela najprej prestaviti kup računov, pošto, otroške potrebščine in tri prazne skodelice, meja med domačim in delovnim okoljem hitro izgine.
Na mizi naj ostanejo predvsem stvari, ki jih redno uporabljate:
Ostalo naj dobi svoje mesto drugje.
Jeseni postaja vprašanje svetlobe vedno pomembnejše. Če je mogoče, delovno mesto postavite tako, da lahko izkoristite naravno dnevno svetlobo, vendar pazite na bleščanje zaslona in neposredno sončno svetlobo.
Ob krajših dnevih bo pomembna tudi primerna umetna osvetlitev. Namesto da celoten dan preživite v temnem prostoru, osvetljenem samo z računalniškim zaslonom, poskrbite za prijetno splošno osvetlitev in ustrezno namizno svetilko.
Papirji imajo nenavadno sposobnost, da se na domači delovni mizi zelo hitro spremenijo v kup. Račun. Ponudba. Pogodba. Zapiski s sestanka. Dokument, ki ga morate podpisati.
Namesto enega velikega kupa lahko uvedete zelo preprost sistem treh map:
ZA UREDITI – dokumenti, pri katerih morate nekaj narediti,
ZA SHRANITI – dokumenti, ki jih morate arhivirati,
AKTUALNO – dokumentacija projektov, na katerih trenutno delate.
Ni nujno, da je sistem zapleten. Pomembno je, da veste, kam gre papir takoj, ko pride na vašo mizo.
Če tiskalnik doma uporabljate samo občasno, je lahko več tednov skoraj nedotaknjen. Pred začetkom bolj aktivnega jesenskega obdobja zato naredite testni izpis.
Preverite:
Poglejte tudi, kje imate shranjene rezervne kartuše oziroma tonerje. Hranite jih skladno z navodili proizvajalca ter jih ne izpostavljajte neposrednemu soncu ali neprimernim temperaturam. Veliko prijetneje je zalogo preveriti sedaj kot večer pred pomembnim sestankom ugotoviti, da vaš tiskalnik ne deluje.
Pri domačem delu ne potrebujete omare, polne pisarniškega materiala. Potrebujete pa nekaj osnov. Pri roki je vedno dobro imeti: papir za tiskanje, kakovostna pisala, označevalce, samolepilne listke, kuverte, mape oziroma fascikle, sponke in beležko.
Pri izbiri zaloge izhajajte iz svojega dela. Če skoraj nikoli ne uporabljate označevalcev, jih ne potrebujete deset. Če pa vsak teden tiskate dokumentacijo, je dodatni paket papirja precej bolj smiseln. Dobra zaloga ni največja zaloga. Je zaloga pravih stvari.
Digitalizacija ne pomeni nujno, da mora biti vse izključno na zaslonu. Nekateri dokumenti so lahko pri vsakodnevnem delu praktičnejši v fizični obliki.
To so lahko:
Daljša gradiva lahko natisnete obojestransko in zvežete, pogosto uporabljene posamezne liste pa po potrebi tudi plastificirate. Po drugi strani nima smisla tiskati dokumentov, ki jih boste pogledali samo enkrat. Preprosto se vprašajte: Ali mi bo fizična različica tega dokumenta olajšala delo? Če je odgovor da, je tisk smiseln.
September pogosto prinese tudi željo po organiziranosti. Kupimo planer, pripravimo seznam ciljev in obljubimo, da bo »od zdaj naprej vse zapisano«. Čez nekaj tednov pa planer ostane zaprt. Namesto zapletenega sistema si ustvarite takšnega, ki ga boste dejansko uporabljali. Nekomu ustreza digitalni koledar. Drugemu fizični planer. Tretjemu kombinacija obeh.
Fizični tedenski pregled je lahko na primer namenjen trem vprašanjem:
Kaj moram ta teden dokončati? Kateri trije opravki so najpomembnejši? Kaj lahko počaka?
Cilj koledarja ni zapolniti vsake minute dneva, temveč vam pomagati videti, kam gre vaš čas.
Produktivna pisarna ni samo urejena pisarna. Če osem ur sedite v neudobnem položaju, vam najlepši fascikli na svetu ne bodo veliko pomagali. Pri ureditvi domačega delovnega mesta zato razmislite o višini stola in mize, položaju zaslona, tipkovnice in miške ter o tem, ali imate med delom dovolj prostora za udobno sedenje.
Domače delo lahko hitro pomeni več ur neprekinjenega sedenja, zato v delovni dan vključite kratke prekinitve, vstajanje in gibanje.
Pri delu od doma je ena največjih posebnosti ta, da sta dom in delovno mesto na istem naslovu. In to je lahko velika prednost, če znate uspešno preklopiti med enim in drugim. Pri tem vam lahko pomaga majhen ritual.
Zjutraj: odprite planer → pripravite vodo ali kavo → določite tri glavne naloge → začnite.
Ob koncu dneva: pospravite dokumente → zapišite nedokončane naloge → zaprite računalnik → uredite mizo.
S tem ustvarite jasnejšo mejo med časom za delo in prostim časom. In naslednje jutro vas namesto včerajšnjega kaosa pričaka pripravljeno delovno mesto.
Ko na družbenih omrežjih gledamo popolne domače pisarne, hitro dobimo občutek, da za produktivnejše delo potrebujemo novo mizo, stol, svetilko, police, organizatorje in deset sobnih rastlin. V resnici je pogosto ravno obratno.
Začnite s tem, kar že imate. Odstranite tisto, česar ne potrebujete. Organizirajte tisto, kar uporabljate. In dokupite samo tisto, kar vam pri delu dejansko manjka.
Dober delovni prostor ni tisti, ki je najlepši na fotografiji. Dober delovni prostor je tisti, v katerem lahko zjutraj sedete za mizo in začnete delati, ne da bi najprej deset minut iskali pisalo, dokument ali nov paket papirja.
September je lahko več kot samo konec dopustov. Lahko je majhen nov začetek.
Uredite domači delovni kotiček, pripravite tiskalnik, organizirajte dokumente in dopolnite zaloge stvari, ki jih pri delu dejansko uporabljate.
Če pri tem ugotovite, da vam manjka papir, pisarniški material, kartuše, toner, mapa ali fascikel, ali želite nekatere dokumente natisniti, vezati ali plastificirati, se oglasite v A Print.
@Markat d.o.o. – vse pravice pridržane.
