Ko pripravljate dokument za tisk, se hitro pojavi vprašanje: ali je bolje prinesti Word datoteko ali PDF? Čeprav se zdi razlika majhna, lahko pravilna izbira datoteke prepreči marsikatero težavo in zagotovi, da bo dokument natisnjen natanko tako, kot ste si ga zamislili.

V nadaljevanju pojasnjujemo, zakaj večina fotokopirnic priporoča PDF in v katerih primerih je Word še vedno primerna izbira.

Zakaj je PDF najboljša izbira?

PDF (Portable Document Format) je format, ki ohrani videz dokumenta ne glede na računalnik ali program, v katerem ga odprete.

To pomeni, da:

• ostanejo enake pisave,
• slike ostanejo na pravem mestu,
• robovi se ne spremenijo,
• številčenje strani ostane pravilno.

To je še posebej pomembno pri pogodbah, poročilih in drugih dokumentih, kjer mora biti postavitev brezhibna. Če ste dokument ustrezno pripravili za tisk, je to najboljša oblika.

Kaj se lahko zgodi pri Wordovi datoteki?

Word je odličen za urejanje besedila, ni pa vedno najboljša izbira za tisk.

Če dokument odprete na drugem računalniku, se lahko zgodi, da:

• se besedilo premakne na drugo stran,
• se spremenijo prelomi strani,
• slike niso več pravilno poravnane,
• spremeni se številčenje strani.
• 
  

To lahko povzroči neprijetna presenečenja, še posebej pri pomembnih dokumentih.

Kdaj je Word še vedno primeren?

Če dokument še urejate ali niste prepičani, kako bo izgledal po tisku, je Word odlična izbira, saj vam omogoča, da v tiskarni natisnete dokument in nato takoj spremenite stvari, ki ne izgledajo v redu, takoj za tem pa znova natisnete spremenjen dokument. Ko se odločite za tisk diplomske naloge je lahko dobro, da imate s sabo Word dokument, da lahko v primeru kakšne napake, ki jo opazite po tisku, to odpravite še preden gre diploma v vezavo.

Ko pa je dokument dokončan in pripravljen za tisk, priporočamo, da ga shraniti v PDF formatu. Tako boste lahko brez skrbi, da bo natisnjen natanko tako, kot ste ga pripravili.

Kako pretvoriti Word v PDF?

Pretvorba je zelo preprosta.

V programu Microsoft Word izberite: Datoteka → Shrani kot → PDF

Preden dokument pošljete v tisk, ga še enkrat odprite in preverite:

• naslovnico,
• številčenje strani,
• kazalo,
• kakovost slik,
• robove.

Ta kratek pregled vam lahko prihrani veliko časa.

Kaj pa, če niste prepričani?

Če niste prepričani, ali je dokument pravilno pripravljen, ga lahko prinesete ali pošljete po elektronski pošti. Pred tiskom ga bomo skupaj pregledali in po potrebi opozorili na morebitne težave.

Naš cilj je, da je končni izdelek kakovosten in da vi brez skrbi odidete z dokumentom, ki ustreza vašim pričakovanjem.

Zaključek

Pravilna priprava dokumenta je prvi korak do kakovostnega tiska. Čeprav Word ostaja nepogrešljivo orodje za pisanje, je PDF najbolj zanesljiva izbira za končno različico dokumenta.

Z nekaj minutami priprave lahko preprečite napake in poskrbite, da bo vaš dokument videti profesionalno že na prvi pogled.